Mikä on huoneistotietojärjestelmä
Huoneistotietojärjestelmä (HTJ) on vuonna 2019 käyttöönotettu rekisteri, joka kokoaa yhteen asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden omistustiedot sekä panttioikeudet. HTJ:n juuret juontavat ASREK-hankkeeseen, jonka tavoitteena oli tämän järjestelmän kehittäminen.
Järjestelmään kirjataan myös erilaiset hallintaoikeuteen liittyvät rajoitukset, kuten HITAS-, arava-, lunastus- ja vaihdannanrajoituslausekkeet, lesken oikeudet sekä testamenttiin perustuvat käyttöoikeudet ja omistajatiedot. Maanmittauslaitos vastaa HTJ:n ylläpidosta, mikä takaa tiedon luotettavuuden, koska kyseessä on viranomaisten ylläpitämä järjestelmä.
Huoneistotietojärjestelmä on olennainen osa taloyhtiöiden ja niiden sidosryhmien päivittäistä toimintaa. Järjestelmän käyttöönotto on ratkaisevan tärkeää, kun pyritään modernisoimaan taloyhtiöiden toimintaa vastaamaan nykypäivän tarpeita.
HTJ on suunniteltu vastaamaan taloyhtiöiden toiminnan parantamisen tarpeisiin. Järjestelmä mahdollistaa taloyhtiöiden asiakirjojen digitalisoinnin, mikä parantaa niiden saatavuutta ja luotettavuutta. Lisäksi se helpottaa osakekirjojen ja osakkeenomistajien tietojen sähköistä hallintaa, säästäen jopa kymmenien tuhansien työntekijöiden aikaa. HTJ on käytettävissä taloyhtiöiden, isännöitsijöiden, pankkien, kiinteistövälittäjien ja julkishallinnon työntekijöille. Sen tavoitteena on edistää näiden sidosryhmien yhteistyötä ja tiedon saantia.
Huoneistotietojärjestelmä tuo muutoksia taloyhtiöiden toimintaan
Osakkaiden tiedot löytyvät jatkossa sähköisestä rekisteristä, josta taloyhtiöt saavat rajapintapalvelujen kautta tarvittavat tiedot maksutta. Taloyhtiöt saavat ajantasaisia huoneistotietoja suoraan HTJ:n kautta, minkä myötä taloyhtiöiden toiminta helpottuu. Osakeluetteloiden siirron myötä, taloyhtiöltä poistuu erinäisiä velvollisuuksia, kuten velvollisuus selvittää huoneistojen omistajanvaihdoksia sekä velvollisuus varainsiirtoveron maksun valvomisesta osakkeenomistajan vaihdoksen yhteydessä. Taloyhtiön ei tarvitse jatkossa ylläpitää osakkaiden yhteystietoja, vaan ne saadaan tarvittaessa HTJ:n rajapintapalveluiden kautta. Milloinkahan isännöitsijöiden ja taloyhtiön tarpeisiin tehdään sovelluksia (applications), joilla voidaan esimerkiksi tiedottaa talonyhtiön päivittäisiin asioihin liittyviä asioista? Tai että asuntokauppoihin liittyen osakas voisi tilata suoraan isännöintitodistuksen tai vaikka muut tarvittavat dokumentit?
Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto on tuonut taloyhtiölle useita haasteita
Tiedonsaanti on heikentynyt järjestelmään liittyvien viivästysten vuoksi, erityisesti muutostietojen rekisteröinnin ja yhteistietojen päivittymisen osalta. Järjestelmä ei toimi tällä hetkellä suunnitellusti, mikä aiheuttaa taloyhtiölle ongelmia.
Vanhat taloyhtiöt, jotka perustettiin ennen vuotta 2019, ovat joutuneet suorittamaan siirtoprosessin järjestelmään viimeistään vuoden 2023 loppuun mennessä. Viiveet osakeluetteloiden siirtämisessä aiheuttavat ylimääräistä työtä taloyhtiöille ja heidän sidosryhmilleen, sillä he joutuvat selvittämään samat tiedot osakkeenomistajilta, vaikka taloyhtiö olisi jo siirretty huoneistotietojärjestelmän alle.
Nämä viivästykset aiheuttavat turhia työtehtäviä ja muutosrekisteröinnin viiveet johtavat tietokatkoksiin asunnon omistajatietojen päivityksissä osakkeenomistajan vaihtuessa. Tämä ongelma vaikuttaa erityisesti isännöitsijöiden tehtäviin taloyhtiön asioita hoidettaessa, sillä viiveiden takia he eivät tiedä reaaliaikaista osakkeenomistajaa kyseisessä asunnossa, mikä haittaa heidän työnsä asianmukaista hoitamista.
Viivästyksillä on myös vaikutuksensa yhtiökokousten järjestämiseen, koska järjestelmästä saatava tieto saattaa olla vanhentunutta, mikä voi johtaa siihen, että osakkeenomistajille lähetettävät kutsut eivät saavuta heitä ajoissa.
Jatkokehittämisestä vastaa Maa- ja Metsätalousministeriö. Kehityksen myötä järjestelmän tietosisältöä pystytään kasvattamaan, ja sen ytimessä ovat erityisesti taloyhtiöiden hallinnolliset tiedot sekä niiden saatavuuden parantaminen järjestelmässä. Tällä hetkellä tietoa välitetään lähtökohtaisesti isännöitsijätodistuksella, joista tiedot syötetään manuaalisesti useisiin tietojärjestelmiin. Kehitystyön tavoitteena onkin tehostaa ja yhdenmukaistaa tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä, jolloin tiedon luotettavuus sekä käytettävyys kasvavat merkittävästi. Tiedonsaannin kehittämisellä pystytään vähentämään mahdollisten virheiden syntymistä sekä tehostamaan sidosryhmien toimintaa.
Yhteenveto
Huoneistotietojärjestelmän käyttöönottaminen ei ole toistaiseksi osoittanut tuottavan erityistä hyötyä taloyhtiön toiminnassa. Järjestelmän viimeistelyn viivästys on aiheuttanut järjestelmän toimivuuden sekä sen käytettävyyden heikkenemistä. Järjestelmän tosiasialliset hyödyt tulevat konkretisoitumaan vasta tulevaisuudessa, kun järjestelmä on saatu kokonaisuudessaan valmiiksi sekä tiedonsaannin viiveongelmat on ratkaistu. Järjestelmän valmistumisen johdosta taloyhtiöiden sekä isännöitsijöiden päivittäinen työskentely tulee helpottumaan, mikä edistää heidän kykyään parantaa toimintaansa taloyhtiön asioiden hoitamisessa.
Asiantuntijoiden mukaan järjestelmän näkymät tulevaisuudessa ovat kuitenkin valoisat. Järjestelmän valmistumisen jälkeen sitä jatkokehitetään HTJ1- ja HTJ2-ohjelmissa, jotta taloyhtiöiden tietoja saadaan syvennettyä rekisteriin. HTJ1-ohjelmalla luodaan edellytykset osakeluetteloiden siirtämiselle sekä tehokkaille rekisteröintipalveluille, kun taas HTJ2-ohjelmalla keskitytään järjestelmän tietojen syventämiseen, jonka myötä taloyhtiöiden taloudelliset tiedot sekä niiden korjaus- ja muutostyötiedot tulevat järjestelmään.
Kirjoittajat Jesse Hasu ja Kari Hämeenaho
LÄHTEET
Maanmittauslaitos 2023. Hankkeet, Huoneistotietojärjestelmä. Viitattu 20.9.2023. Saatavissa www.maanmittauslaitos.fi/hankkeet/huoneistotietojarjestelma
Maa- ja metsätalousministeriö 2023. Huoneistotietojärjestelmä. Viitattu 20.9.2023. Saatavissa https://mmm.fi/huoneistotietojarjestelma
Hasu 2023. Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto taloyhtiön näkökulmasta. LAB-ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö.
www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/806846/Hasu_Jesse.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Kuva Jesse Hasu ja Moreni
Julkaistu 16. kesäk. 2022
Päivitetty 6. lokak. 2023